Archivo mensual: noviembre 2013

La comunicación interna con el voluntario/a

En relación al voluntario/a nos encontramos con dos tipos de comunicación: la externa y la interna. En este post nos vamos a centrar en la comunicación interna, puesto que la primera está más relacionada con las actividades-campañas de sensibilización, cuyo objetivo principal es la búsqueda de nuevos voluntarios o la fidelización de los actuales.

Desde el punto de vista del voluntariado, con la comunicación interna se busca establecer y mantener una buena relación entre entidad y voluntario/a. De una buena comunicación interna depende el éxito o fracaso del programa.

Comunicación_interna

Lo primero que se debe hacer es identificar al grupo y separarlo de otros grupos que forman parte del público interno, tal como son los empleados y los socios. Una vez identificado el grupo debemos tener presente que durante la relación con el voluntario/a van a existir diferentes etapas en las que los mecanismos de comunicación interna son diferentes. Por ejemplo en la fase inicial, cuando hemos conseguido captar su atención, e incluso cuando ya le hemos convencido para que forme parte de nuestra entidad, se deben llevar a cabo sesiones informativas para que el voluntario esté al tanto de la evolución de la entidad y de sus proyectos, así como de la actividad que va a realizar. Continuaremos con esta tónica durante la duración de la relación entidad-voluntario/a, reconociendo en todo momento la importancia de su colaboración. Una vez finalizada la relación, lo conveniente es realizar acciones de seguimiento buscando ante todo la fidelización del voluntario/a. No debemos olvidar que la comunicación interna con el voluntario/a busca el conocimiento, la motivación y su identificación con la entidad.

La comunicación interna puede ser de varios tipos:

  • Unidireccional: de arriba abajo. Con este tipo lo que se hace, básicamente, es informar.
  • Bidireccional: de arriba abajo y de abajo arriba. Este tipo no sólo tiene el objetivo de informar, también busca la opinión del voluntario/a pero con ciertas restricciones.
  • Multidireccional: la comunicación interna fluye en todas las direcciones.

Aunque la entidad es la que elige la forma de comunicación interna, posiblemente con el tercer tipo de comunicación interna se consiga una mayor motivación e integración.  Así, tal como lo entendemos desde esta postura más abierta, la comunicación interna no sólo debe cubrir las necesidades de información y formación del voluntario/a, sino que además debe proveer los medios para que el voluntario/a forme parte activa del proceso de comunicación.

¿Qué mecanismos se utilizan para mantener una comunicación interna activa con los voluntarios? Uno de los medios más conocidos, y posiblemente más eficaces, son los boletines internos que pueden ser enviados con cierta regularidad a través del e-mail. También destacan las reuniones periódicas para conocer cómo van evolucionando los proyectos y la participación voluntaria en los mismos, de este modo también se puede conocer las expectativas y preocupaciones de los voluntarios/as. Ya en un ámbito más privado, se pueden realizar encuentros personales entre miembros de la plantilla, o incluso directivos con los voluntarios.

Y por supuesto, no debemos olvidar, dada la importancia de las nuevas tecnologías, de la puesta en marcha de una intranet, la herramienta estrella de la comunicación interna en nuestros días. Gracias a este sistema se puede compartir gran cantidad de documentos (incluyendo algunos relacionados con la formación), facilitando aun más la comunicación multidireccional.

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La gestión interna del Voluntariado en una ENL

El tema del voluntariado no es nuevo en nuestro blog. En anteriores posts hemos definido este concepto y nos hemos adentrado en los nuevos tipos que han surgido gracias a Internet, haciendo especial hincapié en el voluntariado corporativo. Ahora llega el turno de saber un poco más sobre el papel que las Entidades No Lucrativas (ENL) tienen en este campo. En este sentido, vamos a explicar el plan o programa que éstas desarrollan para gestionar internamente el voluntariado. 

Las características principales de las ENL es que no tienen ánimo de lucro y son de iniciativa social y privada. Además, la actividad que realizan busca favorecer a un determinado grupo de personas bajo unos intereses sociales. Desde el punto de vista de la ejecución de los proyectos, dentro de las entidades del Tercer Sector nos podemos encontrar con dos tipos de personas: las que forman parte de la plantilla como personal laboral y los voluntarios. Pero gestionar a un grupo de voluntarios/as, ya sea de un tamaño normal o incluso amplio, no es tarea fácil. Por ello es recomendable que las ENL cuenten con un programa o plan de voluntariado. Se trata de un documento interno en el que se establecen cada uno de los pasos a seguir antes, durante y después de la incorporación de un voluntario a la entidad. Estos son:  

ANTES: analizar nuestro entorno y captar voluntarios.

Para saber qué queremos y cómo lo queremos necesitamos investigar tanto a nuestra entidad como todo lo que la rodea, es decir, necesitamos realizar un análisis interno y externo. De este modo, y entre otras muchas cosas, podremos conocer la situación actual de la entidad, las necesidades que tiene según las actividades que realiza, los objetivos que quiere conseguir o las posibilidad de encontrar voluntarios/as en la zona en la que se opera.

Una vez hecho el análisis podremos saber qué es lo que la entidad necesita: el número de voluntarios/as y las tareas que van a realizar. Así podremos definir el perfil de voluntario/a para cada puesto. Es recomendable realizar una ficha en la que aparezcan los datos relativos al voluntario/a y a su actividad: descripción del puesto; finalidad y objetivos del puesto; responsabilidad y deberes; supervisión; titulación/formación; edad y sexo; experiencia; duración del voluntariado…

Tenemos necesidades, objetivos, target… ¿qué nos falta? Los medios para conseguir voluntarios/as durante la campaña de captación. Así debemos realizar un plan de comunicación para la campaña en la que se recojan aspectos tales como: qué mensaje queremos transmitir, cómo, a quién, en qué medio, de qué tipo…

Aunque el boca a boca sigue funcionando muy bien, Internet y la web 2.0 han hecho proliferar un gran número de medios para que las ENL puedan captar voluntarios. Veamos algunos ejemplos, tantode medios de la vieja escuela como actuales:

  • Redes de voluntariado: son las plataformas y las federaciones de voluntariado que ayudan a sensibilizar e informar sobre esta temática.
  • Medios de comunicación: este es el tradicional aliado para conseguir voluntarios. Un spot en televisión, de los clásicos de Cruz Roja; una cuña publicitaria; una página en un periódico o revista, ya sea en forma de publicidad o como un artículo, entrevista o reportaje… Los medios de comunicación, sea como sea, ayudan a llamar la atención sobre todo tipo de temas, también sobre el voluntariado.
  • Carteles y folletos: es otra fórmula clásica de captar voluntarios. Estos carteles se pueden repartir en diferentes lugares (universidad, tiendas, cafeterías…) para difundir la información sobre los programas de voluntariado.
Voluntarizate de Médicos del Mundo

Voluntarizate de Médicos del Mundo

 

  • Charlas, conferencias, cursos o jornadas: muy efectiva dado que normalmente a estos lugares acuden personas que ya están interesadas por la temática. Es una buena forma de informar, sensibilidad y captar nuevos voluntarios.
  • Internet/Redes Sociales: si a día de hoy algo funciona estupendamente es Internet y las Redes Sociales. Son una opción barata y eficaz, ¿quién no está hoy en Internet? Eso sí, esta opción para captar nuevos voluntarios depende también de nuestro público objetivo. Si queremos conseguir a jubilados para que participen en nuestras actividades de voluntariado, esta no es la opción más adecuada.

Sea como sea, no hay entidad en busca de voluntarios que no incluya en su página información sobre las opciones de voluntariado que ofrece. Por ejemplo en la página web de Médicos del Mundo podemos ver el enlace a Voluntarízate, donde además se ofrece la posibilidad de descargar un cartel y un banner para informar tú mismo sobre esta posibilidad.

DURANTE: conocer al voluntario.

Una vez que hemos conseguido que el potencial voluntario/a se acerque a nosotros, llega el proceso más interesante: la gestión interna de este tipo de colaborador. Hay una serie de fases:

  • La acogida: este primer paso es importante, aunque en muchas ocasiones no es realizado debido a la necesidad inmediata de un voluntario/a. Para los procesos normales, la acogida consiste en dar información a los voluntarios sobre la entidad, los proyectos y las tareas para las que va a ser requerido. También, durante este periodo, se debe conocer al voluntario/a: sus motivaciones, actitudes e intereses. Esta es la mejor manera de adecuar sus actitudes a la tarea a realizar.

A este primer acercamiento, que se puede combinar con sesiones grupales, le debe preceder la entrevista personal. En la cual se podrá profundizar en los aspectos antes nombrados con cada uno de los voluntarios.

  • La formación: en casi todo programa de voluntariado, sobre todo en aquellos relacionados con la acción social, es necesario que la entidad forme al voluntario/a para que pueda desarrollar de la mejor forma posible su trabajo. Esta formación puede ser de tres tipos: básica o inicial (relacionada con la temática voluntariado), específica (relacionada con la función que va a desempeñar) y formación de formadores de voluntariado (para aquellos que van a coordinar grupos de voluntariado).
  • La incorporación y el seguimiento: tras todo el proceso anterior la entidad debe intentar por todos los medios que el voluntario/a se integre dentro de la organización.  Esto es fundamental para el buen desarrollo de su actividad. Además, de realizar un seguimiento continuado para detectar cualquier dificultad.

DESPUÉS: evaluación.

En todo proyecto es necesaria una evaluación final para saber si ha habido errores, cuáles han sido y cómo se puede mejorar el programa de cara a futuras campañas de captación.

Esta evaluación se debe realizar tanto teniendo en cuenta datos cualitativos (resultados obtenidos, causas de los resultados…) como cuantitativos (número de personas que han participado, duración del voluntariado, número de personas con las que han trabajado…).

Si te ha gustado nuestro post, esperamos vuestros comentarios, reflexiones, dudas, correcciones… ¡lo que os apetezca!

 

 

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¿Cómo hacer tu periódico online con Paper.li?

¿Habéis escuchado hablar de Paper.li?Nosotras hasta hace muy poco no sabíamos muy bien qué era ni cómo funcionaba, por eso nos pusimos manos a la obra para intentar descubrir todo lo que podía ofrecernos. Y así, de la noche a la mañana, nos dimos cuenta que habíamos creado nuestro propio periódico: Comunicación para el Tercer Sector.

Aunque es verdad que crear un periódico en esta plataforma no es nada complicado -lo más que se necesita, además de un ordenador y conexión a Internet, es mucha paciencia-, siempre una ayuda no viene mal. Por ello en este post, vamos a intentar explicar, en unos breves pasos, como hacer vuestro propio periódico online:

1. Haz tu registro en Paper.li. ¿Cómo? Lo puedes hacer desde tu cuenta de Twitter o Facebook. Nosotras lo hemos hecho desde nuestra cuenta de Twitter @inventaria3. ¡Tú eliges la red social que más te apetezca!

registrarse

2. Crea un periódico. Una vez que estás dentro, el siguiente paso es crear tu primer periódico. Los tres campos que vas a tener que rellenar en un primer momento son: título del periódico, descripción y frecuencia de actualización. En nuestro caso, debido a la temática que más nos caracteriza, y dado que nuestra intención es crear un periódico en el que semanalmente se reúnan las publicaciones que más interesan a las entidades del Tercer Sector (sobre todo las relacionadas con la comunicación), hemos elegido “Comunicación para el Tercer Sector”. ¿Fácil? ¡Siguiente paso!

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3. Personaliza tu periódico. Aunque este puede ser el paso más largo, también es el más divertido. Aquí podemos elegir el color de nuestra publicación, su contenido, la frecuencia en la que publicamos… Para hacerlo hay que dirigirse a la zona de configuración que está situada en la parte superior de la página.

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Aunque son varias las opciones que nos ofrecen, muchas de ellas sólo se pueden aplicar si pagas la cuota Pro (unos 9 dolares al mes). En Inventaria hemos optado por la versión gratuita, por ello sólo nos vamos a centrar en las opciones de configuración sin coste añadido. ¡Allá vamos!

– Configuración básica: donde puedes cambiar el nombre de la publicación; escribir una nueva descripción o una nota del editor; establecer la frecuencia de publicación (diaria o semanal); y establecer la privacidad de la publicación.

– Fuentes: para seleccionarlas debes dirigirte a la casilla de contenido.  Ahí encuentras cuatro opciones:

  • Contenido: aquí puedes editar tus fuentes (hasta un total de 25) eligiendo las mismas de las siguientes redes sociales: Twitter, Facebook, Google+, YouTube y RSS. Puedes priorizarlas añadiendo filtros usando las palabras claves. 

redes

  • Bookmarklet: esta es la opción que más nos gusta, ya que poniendo el botón de Paper.li en la barra de marcadores de tu ordenador puedes ir agregando al periódico todo aquel contenido que encuentres en la red y creas que puede ser interesante para su publicación.
  • Opciones: aquí simplemente eliges el idioma en el que quieres que aparezca tu periódico.
  • Temas cubiertos: esta es otra opción interesante donde puedes seleccionar las temáticas o secciones principales que tu periódico va a tener, como por ejemplo sociedad, deporte, tecnología…

contenido

– Apariencia: este es el lugar donde creas la imagen del periódico, por ejemplo eligiendo los colores o poniendo tu logo. Si cuentas con una imagen corporativa recomendamos su uso.

– Promociona tu periódico: aunque la promoción por medio de anuncios es exclusiva de las cuentas Pro, podemos promocionar nuestro periódico online invitando a nuestros amigos. 

invitaatusamigos

También se puede hacer por medio de los canales de notificación: email, Twitter, Facebook y Linkedin. 

redes2
Y así, con estos breves pasos hemos traído al mundo a Comunicación para el Tercer Sector. ¿Qué os parece?

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Y tú, ¿te animas a hacer tu propio Paper.li? Y si ya tienes uno, ¿nos cuentas qué tal te va? 

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