La comunicación interna con el voluntario/a

En relación al voluntario/a nos encontramos con dos tipos de comunicación: la externa y la interna. En este post nos vamos a centrar en la comunicación interna, puesto que la primera está más relacionada con las actividades-campañas de sensibilización, cuyo objetivo principal es la búsqueda de nuevos voluntarios o la fidelización de los actuales.

Desde el punto de vista del voluntariado, con la comunicación interna se busca establecer y mantener una buena relación entre entidad y voluntario/a. De una buena comunicación interna depende el éxito o fracaso del programa.

Comunicación_interna

Lo primero que se debe hacer es identificar al grupo y separarlo de otros grupos que forman parte del público interno, tal como son los empleados y los socios. Una vez identificado el grupo debemos tener presente que durante la relación con el voluntario/a van a existir diferentes etapas en las que los mecanismos de comunicación interna son diferentes. Por ejemplo en la fase inicial, cuando hemos conseguido captar su atención, e incluso cuando ya le hemos convencido para que forme parte de nuestra entidad, se deben llevar a cabo sesiones informativas para que el voluntario esté al tanto de la evolución de la entidad y de sus proyectos, así como de la actividad que va a realizar. Continuaremos con esta tónica durante la duración de la relación entidad-voluntario/a, reconociendo en todo momento la importancia de su colaboración. Una vez finalizada la relación, lo conveniente es realizar acciones de seguimiento buscando ante todo la fidelización del voluntario/a. No debemos olvidar que la comunicación interna con el voluntario/a busca el conocimiento, la motivación y su identificación con la entidad.

La comunicación interna puede ser de varios tipos:

  • Unidireccional: de arriba abajo. Con este tipo lo que se hace, básicamente, es informar.
  • Bidireccional: de arriba abajo y de abajo arriba. Este tipo no sólo tiene el objetivo de informar, también busca la opinión del voluntario/a pero con ciertas restricciones.
  • Multidireccional: la comunicación interna fluye en todas las direcciones.

Aunque la entidad es la que elige la forma de comunicación interna, posiblemente con el tercer tipo de comunicación interna se consiga una mayor motivación e integración.  Así, tal como lo entendemos desde esta postura más abierta, la comunicación interna no sólo debe cubrir las necesidades de información y formación del voluntario/a, sino que además debe proveer los medios para que el voluntario/a forme parte activa del proceso de comunicación.

¿Qué mecanismos se utilizan para mantener una comunicación interna activa con los voluntarios? Uno de los medios más conocidos, y posiblemente más eficaces, son los boletines internos que pueden ser enviados con cierta regularidad a través del e-mail. También destacan las reuniones periódicas para conocer cómo van evolucionando los proyectos y la participación voluntaria en los mismos, de este modo también se puede conocer las expectativas y preocupaciones de los voluntarios/as. Ya en un ámbito más privado, se pueden realizar encuentros personales entre miembros de la plantilla, o incluso directivos con los voluntarios.

Y por supuesto, no debemos olvidar, dada la importancia de las nuevas tecnologías, de la puesta en marcha de una intranet, la herramienta estrella de la comunicación interna en nuestros días. Gracias a este sistema se puede compartir gran cantidad de documentos (incluyendo algunos relacionados con la formación), facilitando aun más la comunicación multidireccional.

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