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La comunicación interna con el voluntario/a

En relación al voluntario/a nos encontramos con dos tipos de comunicación: la externa y la interna. En este post nos vamos a centrar en la comunicación interna, puesto que la primera está más relacionada con las actividades-campañas de sensibilización, cuyo objetivo principal es la búsqueda de nuevos voluntarios o la fidelización de los actuales.

Desde el punto de vista del voluntariado, con la comunicación interna se busca establecer y mantener una buena relación entre entidad y voluntario/a. De una buena comunicación interna depende el éxito o fracaso del programa.

Comunicación_interna

Lo primero que se debe hacer es identificar al grupo y separarlo de otros grupos que forman parte del público interno, tal como son los empleados y los socios. Una vez identificado el grupo debemos tener presente que durante la relación con el voluntario/a van a existir diferentes etapas en las que los mecanismos de comunicación interna son diferentes. Por ejemplo en la fase inicial, cuando hemos conseguido captar su atención, e incluso cuando ya le hemos convencido para que forme parte de nuestra entidad, se deben llevar a cabo sesiones informativas para que el voluntario esté al tanto de la evolución de la entidad y de sus proyectos, así como de la actividad que va a realizar. Continuaremos con esta tónica durante la duración de la relación entidad-voluntario/a, reconociendo en todo momento la importancia de su colaboración. Una vez finalizada la relación, lo conveniente es realizar acciones de seguimiento buscando ante todo la fidelización del voluntario/a. No debemos olvidar que la comunicación interna con el voluntario/a busca el conocimiento, la motivación y su identificación con la entidad.

La comunicación interna puede ser de varios tipos:

  • Unidireccional: de arriba abajo. Con este tipo lo que se hace, básicamente, es informar.
  • Bidireccional: de arriba abajo y de abajo arriba. Este tipo no sólo tiene el objetivo de informar, también busca la opinión del voluntario/a pero con ciertas restricciones.
  • Multidireccional: la comunicación interna fluye en todas las direcciones.

Aunque la entidad es la que elige la forma de comunicación interna, posiblemente con el tercer tipo de comunicación interna se consiga una mayor motivación e integración.  Así, tal como lo entendemos desde esta postura más abierta, la comunicación interna no sólo debe cubrir las necesidades de información y formación del voluntario/a, sino que además debe proveer los medios para que el voluntario/a forme parte activa del proceso de comunicación.

¿Qué mecanismos se utilizan para mantener una comunicación interna activa con los voluntarios? Uno de los medios más conocidos, y posiblemente más eficaces, son los boletines internos que pueden ser enviados con cierta regularidad a través del e-mail. También destacan las reuniones periódicas para conocer cómo van evolucionando los proyectos y la participación voluntaria en los mismos, de este modo también se puede conocer las expectativas y preocupaciones de los voluntarios/as. Ya en un ámbito más privado, se pueden realizar encuentros personales entre miembros de la plantilla, o incluso directivos con los voluntarios.

Y por supuesto, no debemos olvidar, dada la importancia de las nuevas tecnologías, de la puesta en marcha de una intranet, la herramienta estrella de la comunicación interna en nuestros días. Gracias a este sistema se puede compartir gran cantidad de documentos (incluyendo algunos relacionados con la formación), facilitando aun más la comunicación multidireccional.

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¿Comunicación Social en el trabajo?

Al igual que en el caso de la comunicación externa, existen diferencias entre la comunicación de una empresa privada y de una ENL. En ambas, la  comunicación interna es la gestión de la comunicación, de los flujos de información y de la imagen de la entidad entre los miembros de ésta. Sin embargo, las diferencias aparecen en torno a los interlocutores y la finalidad de la organización

El vínculo de los interlocutores con una ENL es de diferentes tipos: trabajadores contratados, voluntarios, socios, donantes…Todos ellos pueden formar parte de la organización social, pero su relación con ésta es muy variable: unos tienen remuneración económica por su trabajo; otros sólo forman parte de la toma de decisiones; otros participan en la entidad colaborando gratuitamente; algunos donan mensualmente parte de su dinero sin participar en la organización, etc.

Si la comunicación falla, ¿cómo vamos a hacer un buen trabajo?

Por otro lado, la finalidad de la ENL no es la acumulación de capital, es la mejora de la Sociedad en un determinado aspecto, siempre según los valores de la organización.

Estas dos diferencias funcionales con respecto a la empresa privada hace que la comunicación dentro de una ENL se centre prioritariamente en:

  1. Crear una comunidad simbólica que genere vínculos afectivos y racionales en tanto que existe un mismo objetivo que mejore la sociedad. Hacer sentir a todos los miembros que trabajan juntos y organizados por un fin muy relevante.
  2. Motivar y valorar a los miembros. Es fundamental comunicar y recordar a los miembros de la entidad lo importantes que son para conseguir la mejora social que promueve la organización. A fin de cuentas, dar razones para seguir apoyando el trabajo de la ENL más allá de la remuneración económica.
  3. Generar una comunicación abierta y transparente, ya que el trato a los integrantes de una organización social ha de estar de acuerdo con ciertos valores. Desde Inventaria creemos que en estas entidades no debe existir comunicación ocultista y que genere desconfianza. Por el contrario, los miembros de la entidad, independientemente de su vínculo con ésta, tienen que poder acceder a toda su información para facilitar el compromiso a través de la transparencia.
  4. Crear estructuras de toma de decisiones participativas y horizontales, que incluyan a la base social en las acciones de la organización a través de las herramientas de comunicación. Gracias a la aparición del 2.0 es cada vez más fácil en un mismo espacio (virtual) a un gran número de personas que muestren su opinión.

Al fin y al cabo, lo que se pretende es que a través de la comunicación se adecúe el funcionamiento interno de la entidad hacia su finalidad social, generando una estructura y un ambiente de trabajo acorde con los valores sociales de la ENL.

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