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La gestión interna del Voluntariado en una ENL

El tema del voluntariado no es nuevo en nuestro blog. En anteriores posts hemos definido este concepto y nos hemos adentrado en los nuevos tipos que han surgido gracias a Internet, haciendo especial hincapié en el voluntariado corporativo. Ahora llega el turno de saber un poco más sobre el papel que las Entidades No Lucrativas (ENL) tienen en este campo. En este sentido, vamos a explicar el plan o programa que éstas desarrollan para gestionar internamente el voluntariado. 

Las características principales de las ENL es que no tienen ánimo de lucro y son de iniciativa social y privada. Además, la actividad que realizan busca favorecer a un determinado grupo de personas bajo unos intereses sociales. Desde el punto de vista de la ejecución de los proyectos, dentro de las entidades del Tercer Sector nos podemos encontrar con dos tipos de personas: las que forman parte de la plantilla como personal laboral y los voluntarios. Pero gestionar a un grupo de voluntarios/as, ya sea de un tamaño normal o incluso amplio, no es tarea fácil. Por ello es recomendable que las ENL cuenten con un programa o plan de voluntariado. Se trata de un documento interno en el que se establecen cada uno de los pasos a seguir antes, durante y después de la incorporación de un voluntario a la entidad. Estos son:  

ANTES: analizar nuestro entorno y captar voluntarios.

Para saber qué queremos y cómo lo queremos necesitamos investigar tanto a nuestra entidad como todo lo que la rodea, es decir, necesitamos realizar un análisis interno y externo. De este modo, y entre otras muchas cosas, podremos conocer la situación actual de la entidad, las necesidades que tiene según las actividades que realiza, los objetivos que quiere conseguir o las posibilidad de encontrar voluntarios/as en la zona en la que se opera.

Una vez hecho el análisis podremos saber qué es lo que la entidad necesita: el número de voluntarios/as y las tareas que van a realizar. Así podremos definir el perfil de voluntario/a para cada puesto. Es recomendable realizar una ficha en la que aparezcan los datos relativos al voluntario/a y a su actividad: descripción del puesto; finalidad y objetivos del puesto; responsabilidad y deberes; supervisión; titulación/formación; edad y sexo; experiencia; duración del voluntariado…

Tenemos necesidades, objetivos, target… ¿qué nos falta? Los medios para conseguir voluntarios/as durante la campaña de captación. Así debemos realizar un plan de comunicación para la campaña en la que se recojan aspectos tales como: qué mensaje queremos transmitir, cómo, a quién, en qué medio, de qué tipo…

Aunque el boca a boca sigue funcionando muy bien, Internet y la web 2.0 han hecho proliferar un gran número de medios para que las ENL puedan captar voluntarios. Veamos algunos ejemplos, tantode medios de la vieja escuela como actuales:

  • Redes de voluntariado: son las plataformas y las federaciones de voluntariado que ayudan a sensibilizar e informar sobre esta temática.
  • Medios de comunicación: este es el tradicional aliado para conseguir voluntarios. Un spot en televisión, de los clásicos de Cruz Roja; una cuña publicitaria; una página en un periódico o revista, ya sea en forma de publicidad o como un artículo, entrevista o reportaje… Los medios de comunicación, sea como sea, ayudan a llamar la atención sobre todo tipo de temas, también sobre el voluntariado.
  • Carteles y folletos: es otra fórmula clásica de captar voluntarios. Estos carteles se pueden repartir en diferentes lugares (universidad, tiendas, cafeterías…) para difundir la información sobre los programas de voluntariado.
Voluntarizate de Médicos del Mundo

Voluntarizate de Médicos del Mundo

 

  • Charlas, conferencias, cursos o jornadas: muy efectiva dado que normalmente a estos lugares acuden personas que ya están interesadas por la temática. Es una buena forma de informar, sensibilidad y captar nuevos voluntarios.
  • Internet/Redes Sociales: si a día de hoy algo funciona estupendamente es Internet y las Redes Sociales. Son una opción barata y eficaz, ¿quién no está hoy en Internet? Eso sí, esta opción para captar nuevos voluntarios depende también de nuestro público objetivo. Si queremos conseguir a jubilados para que participen en nuestras actividades de voluntariado, esta no es la opción más adecuada.

Sea como sea, no hay entidad en busca de voluntarios que no incluya en su página información sobre las opciones de voluntariado que ofrece. Por ejemplo en la página web de Médicos del Mundo podemos ver el enlace a Voluntarízate, donde además se ofrece la posibilidad de descargar un cartel y un banner para informar tú mismo sobre esta posibilidad.

DURANTE: conocer al voluntario.

Una vez que hemos conseguido que el potencial voluntario/a se acerque a nosotros, llega el proceso más interesante: la gestión interna de este tipo de colaborador. Hay una serie de fases:

  • La acogida: este primer paso es importante, aunque en muchas ocasiones no es realizado debido a la necesidad inmediata de un voluntario/a. Para los procesos normales, la acogida consiste en dar información a los voluntarios sobre la entidad, los proyectos y las tareas para las que va a ser requerido. También, durante este periodo, se debe conocer al voluntario/a: sus motivaciones, actitudes e intereses. Esta es la mejor manera de adecuar sus actitudes a la tarea a realizar.

A este primer acercamiento, que se puede combinar con sesiones grupales, le debe preceder la entrevista personal. En la cual se podrá profundizar en los aspectos antes nombrados con cada uno de los voluntarios.

  • La formación: en casi todo programa de voluntariado, sobre todo en aquellos relacionados con la acción social, es necesario que la entidad forme al voluntario/a para que pueda desarrollar de la mejor forma posible su trabajo. Esta formación puede ser de tres tipos: básica o inicial (relacionada con la temática voluntariado), específica (relacionada con la función que va a desempeñar) y formación de formadores de voluntariado (para aquellos que van a coordinar grupos de voluntariado).
  • La incorporación y el seguimiento: tras todo el proceso anterior la entidad debe intentar por todos los medios que el voluntario/a se integre dentro de la organización.  Esto es fundamental para el buen desarrollo de su actividad. Además, de realizar un seguimiento continuado para detectar cualquier dificultad.

DESPUÉS: evaluación.

En todo proyecto es necesaria una evaluación final para saber si ha habido errores, cuáles han sido y cómo se puede mejorar el programa de cara a futuras campañas de captación.

Esta evaluación se debe realizar tanto teniendo en cuenta datos cualitativos (resultados obtenidos, causas de los resultados…) como cuantitativos (número de personas que han participado, duración del voluntariado, número de personas con las que han trabajado…).

Si te ha gustado nuestro post, esperamos vuestros comentarios, reflexiones, dudas, correcciones… ¡lo que os apetezca!

 

 

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Estrategia en la red para ONG: el plan de Social Media en 6 pasos

En otros posts hemos hablado de la importancia de los planes estratégicos, en concreto de la importancia del plan estratégico de comunicación, totalmente imprescindible para planificar los objetivos de comunicación de una entidad en función de sus objetivos como organización. Este plan, cuya pretensión es cubrir todo el ámbito comunicativo de la entidad, es la base para realizar otros planes de comunicación, entre ellos el que vamos a tratar a continuación: el plan de Social Media.

Algunas de las herramientas 2.0 más utilizadas

Algunas de las herramientas 2.0 más utilizadas

Como sabéis, en Inventaria apostamos por realizar un plan estratégico para la comunicación de las entidades –si con ellos la cosa puede ser complicada, sin ellos es totalmente imposible–. Internet no es menos importante que otros instrumentos comunicativos. Generar un espacio abierto a la participación de nuestros públicos con acciones de calidad no es tarea fácil, pero creemos que gracias a la elaboración de un plan de Social Media, mejor si es realizado por un profesional de la comunicación, tu ONG va a estar mucho más cerca del éxito en el universo 2.0.

A grandes rasgos, un plan de Social Media cuenta con 6 pasos básicos:

1. Análisis de la situación: todo plan estratégico se realiza en base a una investigación previa que sirve para realizar un análisis exhaustivo de la situación, teniendo presente tanto las Fortalezas y Debilidades (análisis interno) como las Amenazas y Oportunidades (análisis externo). Esto es lo que se conoce como un Análisis D.A.F.O. Una vez hecho, lo primero que recomendamos es ser realista con la situación de la ONG, puesto que los recursos económicos, tecnológicos y humanos con los que ésta cuenta son fundamentales a la hora de realizar este plan. De nada sirve establecer grandes objetivos si cuando vamos a poner en marcha las acciones no se van a poder cumplir.

2. Identificar el público objetivo 2.0: debemos conocer todas las características de nuestro público. Con estos datos nos va a resultar mucho más fácil elegir las herramientas 2.0 en las que queremos estar presentes. Pero, ¿dónde está mi público objetivo? Existen herramientas que ayudan a identificar a la comunidad a la que te quieres dirigir. Por ejemplo, en Twitter podemos utilizar Twtrfrnd.com, que sirve para conocer los perfiles que tienes en común con organizaciones que llevan a cabo la misma acción social que tu entidad. Lo realmente interesante es que si cruzas datos entre varias organizaciones con la misma actividad puedes saber quién es tu público objetivo, es decir, a qué seguidores de Twitter le interesan tus proyectos.

3. Definir los objetivos 2.0: ¿qué queremos conseguir con la comunicación 2.0? ¿A qué público nos vamos a dirigir? Éstas son dos preguntas claves a la hora de establecer los objetivos. En una ONG, la comunicación 2.0 siempre tiene un objetivo base: crear comunidad en torno a la causa social de la entidad, para que ciertas personas (el público objetivo) se sientan identificadas con el objeto de la organización, que lo apoyen, difundan y colaboren con la ONG.

4. Definir la estrategia (plan de acciones) y las herramientas 2.0: tanto la estrategia como las herramientas (redes sociales, wikis, marcadores sociales, blog, etc.) dependen del público y de los objetivos. Antes de crear una cuenta en cualquier red social debemos tener unos objetivos ajustados a la plataforma, así como contenidos interesantes para llegar al mayor número de personas (imágenes, vídeos, campañas, noticias…). A la hora de generar comunicación de calidad debemos tomar una serie de decisiones: utilizar o no documentos audiovisuales, determinar el número de veces que vamos a realizar actualizaciones, considerar el horario para participar en redes sociales, establecer la posición que vamos a tomar frente al público… Un truco: Facebook es una red social para mostrar visualmente la actividad que llevas a cabo. Twitter es inmediatez, sirve para narrar la acción mientras sucede. Por ejemplo, si tu entidad ha organizado una campaña de sensibilización con una performance en la calle lo contará a través de un hashtag creado para la ocasión en Twitter y cuando ya haya acabado la acción subirá material gráfico en Facebook para que los seguidores puedan informarse detenidamente de la actividad.

5. Protocolo de gestión de crisis: para detectar y poder hacer frente a situaciones en las que el público habla negativamente de nuestra organización, ya sea justificada o injustificadamente, debemos medir nuestra reputación online. Esto lo podemos hacer con diversas herramientas, entre las que destacan Google Analytics y Socialmention. Tenemos que determinar en el plan de Social Media qué herramientas vamos a usar y cuál es la estrategia que vamos a seguir para gestionar las crisis.

6. Medición de resultados: no debemos olvidar que mientras y después de aplicar el plan estratégico de Social Media tenemos que realizar una evaluación de nuestra actividad en Internet. Lo ideal es realizar un informe cualitativo y cuantitativo sobre lo que hemos observado gracias al uso de alguna de las muchas herramientas de medición de resultados que existen: klout, Pirendo, monitterEdgerank CheckerFacebook Insights

Una vez realizado y puesto en marcha el plan de Social Media, te recomendamos que cuides mucho a tu comunidad porque las redes sociales son un perfecto aliado. ¿Cómo? Pues de muchas maneras: contesta con la mayor rapidez posible los comentarios, tanto positivos como negativos; personaliza las respuestas, a la gente le gusta sentirse conocidos y reconocidos; involucra a toda la entidad, el resto de miembros son quienes mejor pueden hablar de la causa social de la ONG, de hecho son fundamentales para crear comunidad en la red; da el paso de lo virtual a lo real, no todo es virtual y mensurable, también es importante invitar a tus seguidores a eventos que organice la entidad para que participen personalmente en ellos, ¿a quién no le gusta saber que su colaboración es importante?.

 

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